Vergi Usul Kanunu’na göre, yakalanan defterlerle tertip edilerek verilmesi ve alınması gereken belgelerin vergi teftişi ve muhtelif hususları ispat etmek üzere emin bir vakit saklanması lüzumludur. Kanunun 253’namcı maddesinde ve Mükerrer 242 ve 257’inci maddelerinde muhafaza ve takdim ödevi ile alakalı tertip etmelere yer verilmiş ,lüzuma göre Genel Şartnamelerle mevzulara açıklama getirilmiştir. Bu gün yazımızda mükellefin ödevlerinden muhafaza ve takdim ödevi üzerinde duracağız.
Genel olarak takdim ödevi
VUK’un 253’namcı maddesinde, bu kanuna göre defter yakalamak zorunluluğunda olanlar, yakaladıkları defterlerle tertip ederek verdikleri belgelerin bir misalini, alakalı bulundukları seneyi takip eden takvim senesinden başlayarak beş sene vakit ile muhafaza etmeye mecburidirler. Ancak, defter ve belgelerin saklanma süresi 5 sene olmakla beraber, bazı vaziyetlerde kayıt ve belgeleri beş seneden daha uzun zamanlarla muhafaza etme gereği bulunmaktadır.Beş senelik vakit geçmiş olsa dahi böyle vaziyetlerde defter ve belgeleri gizleme gereği devam etmekte, araştırılmak üzere arz edilmesi halinde analize takdim edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca misalleri alttaki gibidir.
– Geçmiş sene hasarları: Misalin, 2007 seneyi hasarının 2009 seneyi karından mahsup edilmesi gidişatında, 2007 seneyi defter ve belgelerinin 5 senelik gizleme süresi 2012 seneyi sonunda dolmakla birlikte, 2009 senesindeki hasar mahsubunu ispat emeliyle 2014 seneyi sonuna kadar gizlemek gerekir.
-Senelere sari inşaat: Senelere sari inşaat işleri işin bittiği senede vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği seneyi takip eden seneden itibaren 5 sene vakit ile saklanması gerekecektir.2008 senesinde başlayıp 2009 senesinde bitirilen senelere sari inşaat işinde 5 senelik muhafaza etme süresi1.1.2010 tarihinde başlayacaktır.
– Amortisman giderleri: Geçmiş sene hasarlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı senede tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu sebeple amortismana tabi değerin iktisabı ile alakalı belgeler bakımından, 5 senelik zamanaşımı, değerin tamamen itfa edildiği seneyi izleyen takvim seneyi başından başlar.
– Yatırım İndirimi: Yatırım Teşvik Belgesi kapsamında yatırım indiriminden faydalanılması vaziyetinde de, yatırım indirimi mevzusu tüketmeler ve alakalı belgeler bakımından 5 senelik muhafaza süresi yatırım indirimine tabi tüketmelerin müessese hasılatından tamamen düşüldüğü seneyi izleyen takvim seneyi başından başlayacaktır.
– Katma Değer Vergisi Mahsup ve İadesi: Alakalı olduğu yarıyıldan sonraki sene içinde katma değer vergisi indiriminde kullanılan defter ve belgelerin muhafaza mükellefliği ödün veya muafiyet koşullarının ihlal edildiği seneyi izleyen senenin başından itibaren başlayacaktır.
Ayrıca, beş senelik zaman aşımı süresi dolmadan beyanların takdire sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak vakit bir seneyi aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu gidişatı da dikkate alarak gizlemeleri uygun olur.
Ayrıca, 5510 Rakamlı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86’ncı maddesinde, patron ve işyeri sahipleri, işyeri defter, kayıt ve belgelerini alakalı olduğu seneyi takip eden senenin başından başlamak üzere 10 sene müddetle, gizlemek ve Müessesenin teftiş ve hakimiyet ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde takdim etmekle mükellef yakalanmışlardır. Dolayısıyla, Sosyal sigortalar kapsamına giren doküman ve belgeler ile defterlerin 5510 rakamlı Kanun uyarınca 10 sene müddetle muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Öte yandan, Türk Ticaret Kanunu’nda defter ve belgelerin saklanma süresi 10 sene olarak tanımlanmıştır. Açılabilecek ticari davalarda kanıt olması bakımından defter ve belgelerin varlığı ehemmiyetlidir.
Elektronik civarda yakalanan defter ve tertip edilen belgelerin saklanması – tertip etmeler
VUK’un Mükerrer 242’nci maddesi son fıkrasına göre; Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydolunması, iletilmesi, muhafaza ve takdimi ile defter ve belgelerin elektronik civarda yakalanması ve tertip edilmesi uygulamasına ait usul ve temelleri tanımlamaya, elektronik civarda yakalanmasına ve tertip edilmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi bağlantı vasıta ve civarında Maliye Bakanlığı’na veya Maliye Bakanlığı’nın himaye ve teftişine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve teftiş temelleri Bakanlar Heyeti’nca çıkarılacak bir idaremelikle tanımlanacak olan özel hukuk tüzel şahsiyetini haiz bir firmaya aktarma gerekliliği getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ait usul ve temelleri tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren harekâtlarda elektronik imza kullanım usul ve temellerini tertip etmeye ve sorgulamaya yetkilidir. Bu Kanunun vergi mahremiyetine ait kararları, bu kapsamda kurulan firmanın ortak, idareyici ve çalışanları hakkında da uygulanır. Maliye Bakanlığı yayınladığı genel şartnamelerle yetkisini kullanmıştır.
Elektronik fatura kullanımına ait usul ve temelleri tanımlayan ve 397 Gizeme No.luVergi Usul Kanunu Genel Bildiriyi ile anonim ve limitet işletmelerin elektronik fatura oluşturmalarına, müşterisine iletmelerine, muhafaza ve istenildiğinde takdim etmelerine izin verilmişti. Son olarak 14.12.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan 421 Gizeme No.lu VUK Genel Bildiriyi ile tertip etme yapılmıştır.Öteki taraftan, 13/12/2011 tarihli ve 28141 rakamlı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik Defter Genel Bildiriyi Gizeme No: 1 ile Vergi Usul Kanunu kapsamında yakalanması.zorunlu olan defterlerden http://www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik civarda oluşturulmasına ait usul ve temeller tanımlanarak elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.
421 Gizeme No.lu Bildiri ile bazı mükelleflerin elektronik defter yakalama zorunluğu getirilmiştir.5015 rakamlı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim senesinde mülk alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle minimum 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ve sigara içkili alkol vb. yapım ve ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim senesinde mülk alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle minimum 10 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar elektronik defter yakalama ve elektronik fatura tertip etmek zorundadırlar. Bu gereklilik 2013 senesinde zorunlu hazırlıklar yapılmak suretiyle 2014 senesinde başlayacaktır. Bu defter ve belgelerin saklanması da elektronik civarda olacaktır.
Elektronik defter ve e-faturanın muhafaza ve takdim mükellefliği
Vergi Usul Kanunu’nun alakalı kararlarına göre mükellefler, gerek tertip ettikleri gerekse isimlerine tertip edilen faturaları, legal zamanlar dahilinde muhafaza ve istendiğinde takdim etmekle mükelleftirler.
e-Faturanın bilgi tamlığının sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali damgayla garanti altına alınmaktadır. Damganın doğruluk ve geçerlilik hakimiyetinin ancak elektronik civarda yapılabilmesi sebebiyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz mevzusu değildir. Bu sebeple mükellefler, tertip ettikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali mühürü de kapsayacak biçimde kanuni zamanlar dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik etraflarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik taşıtlar aracıyla takdim edeceklerdir.
Muhafaza ve takdim mükellefliği, arşivlenen faturaların doğruluğuna, tamlığına ve değişmezliğine ait olan her türlü elektronik kayıt ve bilgi, veritabanı dosyası, gizleme ortanın ile doğrulama ve görüntüleme taşıtlarının tümünü içermekte olup, e-Faturalara istendiğinde basitlikle ulaşabilmeyi, anlaşılabilir ve yetersizsiz bir şekilde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak şekilde yerine getirilmelidir.
“Bu mükelleflik, elektronik faturaların üçüncü bireyler nezdinde muhafaza edilmesi gidişatında muhafaza eden için de legal zamanlar içinde geçerlidir.”
“Mükelleflere ait elektronik faturaların yeniden mükelleflere ait bilgi harekât sistemlerinde saklanması temel olup üçüncü bireyler nezdinde de elektronik gizleme yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik gizleme hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve takdim mesullüğünü ortadan kaldırmaz.
Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti hudutları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması lüzumludur. Bu gereklilik yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına mani teşkil etmez.Başka mükelleflere ait elektronik faturaları gizleme hizmeti verenler elektronik fatura uygulamasını bilgi harekât sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle kullanmak zorundadır.
Elektronik fatura gizleme hizmeti verecek mükelleflerin Kazanç Yöneti Başkanlığı’na “Elektronik Fatura Gizleme Hizmeti Müracaat Formu ve Taahhütnamesi” ile müracaat yaparak gizleme izni almaları lüzumludur. Bu emelle müracaat yapacak mükelleflerin müracaat arzuhali ekinde Bilgi Harekât Sistem Raporunu BİS yollaması gerekmektedir.
Başkanlıktan elektronik fatura gizleme hizmeti izni almadan gizleme yapılması Başkanlık nezdinde karar ifade etmez. Gizleme izni alan mükelleflerin listesi http://www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır.
Gizleme şartları ve gizleme hizmeti verecek mükellefin uyması gereken öteki kaideler http://www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanacaktır. Zorunlu görülen vaziyetlerde, elektronik fatura gizleme hizmeti verenlerden elektronik fatura bilgilerine ait olarak tanımlanacak standartlara uygun üretilecek raporların takdimi, elektronik fatura gizleme hizmeti verenlere ait bilgi harekât sistem veya sistemlerine aralıksız ulaşımın sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen ulaşımın sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile takdim mükellefliğinin yerine getirilmesi ile alakalı süreçler http://www.efatura.gov.tr adresinde açıklanır. Elektronik fatura gizleme hizmeti verenlerin bilgi harekât sistemine ulaşım ile alakalı yetki, sektör, mükellef veya faaliyet hacimleri haysiyetiyle kullanılabilir.
Başkanlık elektronik fatura gizleme hizmeti veren mükellefler için ilave mükelleflik tanımlamaya ve istediğinde milli ve beynelmilel standartlara uyma gerekliliği getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Bildiride tanımlanan temeller ile hudutlu olmak üzere, başka mükelleflere ait elektronik faturaları gizleme hizmeti verenlerin bilgi harekât sistemlerini sorgulama yetkisine sahiptir.”Elektronik defterlerin saklanması ile alakalı tertip etmeler yukarıyadaki açıklamalar yanında 1 Gizeme No.lu Elektronik Defter Genel Bildiriyi’nin 4’namcı kısmında yapılmıştır.